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Design for maintenance: how KMS document linking decisions affect maintenance effort and use

机译：维护设计：KMS文档链接决策如何影响维护工作和使用

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Information system maintenance is an important aspect of information system development, especially in systems that provide dynamic content, such as Web-based systems and Knowledge Management Systems (KMS). Design for Maintenance (DFM) is an approach that argues that maintenance effort should be considered during the design of information systems in addition to the usual system design considerations. This research examines how the design of links among knowledge documents in a KMS affects both their maintenance and use. We argue that providing links among knowledge documents increases the cost of maintenance because when a document changes, the documents that link to and from that document are more likely to need changes. At the same, linking knowledge documents makes it easier to locate useful knowledge and thus increases use. We examine this tension between use and maintenance using 10 years of data from a well-established KMS. Our results indicate that as the number of links among documents increases, both maintenance effort and use for these documents increase. Our analyses suggest two DFM principles for dynamic content in practice. First, knowledge coupling (i.e., linking) to documents internal to the KMS rather than sources external to the KMS better balances maintenance effort and use. Second, designing small, knowledge cohesive documents (e.g., 250-350 words) leads to the best balance between maintenance effort and use.
机译：信息系统维护是信息系统开发的重要方面，尤其是在提供动态内容的系统（例如基于Web的系统和知识管理系统（KMS））中。维护设计（DFM）是一种方法，认为除常规系统设计注意事项外，信息系统设计期间还应考虑维护工作。这项研究检查了KMS中知识文档之间的链接设计如何影响它们的维护和使用。我们认为，在知识文档之间提供链接会增加维护成本，因为当文档发生更改时，链接到该文档或从该文档链接的文档更可能需要更改。同时，链接知识文档可以更轻松地找到有用的知识，从而增加使用范围。我们使用来自完善的KMS的10年数据检查了使用和维护之间的这种紧张关系。我们的结果表明，随着文档之间链接数量的增加，这些文档的维护工作和使用都在增加。我们的分析提出了两种DFM原则，用于实践中的动态内容。首先，知识耦合（即链接）到KMS内部的文档而不是KMS外部的源可以更好地平衡维护工作和使用之间的平衡。其次，设计小的，具有知识凝聚力的文档（例如250-350个单词）可以在维护工作和使用之间达到最佳平衡。

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