办公自动化中发起任务的方法与办公自动化系统

技术领域

本发明涉及计算机及网络在办公自动化中的应用。

背景技术

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络 功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是在传统的办公室中采用各种新技 术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关 中，大都把办公自动化叫做电子政务，而企事业单位称之为OA，即办公自动 化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组 织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决 策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

目前的OA软件，往往在发起任务和审批之前必须明确谁是对口任务审 核、参与、知晓人，并将上述任务项的信息填入OA软件交互界面中。但广 大发展中的中小公司往往内部流程非常缺失，尤其稍有规模的企业，制度建 设尚不完善，未形成有效的固定流程和企业文化，员工往往在内部协同上面 消耗太多的找人、沟通、流转等时间，带来了企业巨大的内耗；而大公司， 大单位则由于人员、部门众多，流程复杂，在OA任务发起时往往也难以快 速确定发起任务所需要填写确定的任务项信息，需要通过问询同事，查阅资 料等来确定，带来了企业巨大的内耗，现有技术的OA在这方面达不到帮助 任务发起、流转者便捷的找对口人等相关任务项信息的作用。

发明内容

为此，需要提供一种办公自动化中能提高任务发起过程中，方便快捷地 确认任务所需的任务信息项的方法，以及能实现上述方法的系统。

为实现上述目的，发明人提供了一种办公自动化中发起任务的方法，包 括以下步骤：

终端检测发起任务的指令，当终端检测到发起任务的指令后，将发起任 务请求信息发送到服务器，所述发起任务请求信息中包括关联制度的请求信 息；

服务器接收发起任务请求信息，并根据发起任务请求信息查找与该任务 相关联的制度，并将与该任务相关联的制度的信息发送至终端；

终端接收并显示与该任务相关联的制度的信息，检测对所罗列的制度的 选择，并将对制度的选择信息发送至服务器；

服务器根据对制度的选择信息，读取所选定的制度对应的任务项信息， 将所选择的制度对应的任务项信息填入OA界面的任务项栏目中，发送至终 端；

终端显示填入任务项信息的OA界面，确认该任务的任务项信息，并将 确认后的任务项信息发送至服务器；

服务器接收确认后的任务项信息，建立任务。

可选的，终端接收并显示与该任务相关联的制度的信息，检测对所罗列 的制度的选择具体为：

终端以目录的方式罗列出与该任务相关联的制度，并检测对目录中所罗 列的制度条目的选择；

或服务器逐条将于该任务相关联的制度的信息发送至终端，

终端逐条显示与该任务相关联的制度，并检测对所列出的制度的选择， 当检测到对所列出的制度的否定选择时，反馈至服务器，服务器发送下一与 该任务相关联的制度的信息至终端，终端显示并继续检测对所列出的制度的 选择。

可选的，所述任务项选自：审核人、参与人、知晓人、责任人、金额、 起始日期以及期限中的一项或多项。

可选的，根据发起的任务的名称、属性或任务发起人所属群组，罗列出 与该任务相关联的制度。

可选的，终端接收并显示与该任务相关联的制度的信息，检测对所罗列 的制度的选择，若未检测到对制度的选定动作或检测到反馈意见的指令，则 提供一意见反馈窗口，并接收意见反馈信息，将意见反馈信息发送至服务器。

可选的，终端显示填入任务项信息的OA界面之后，检测对任务项栏目 中任务项信息的修改，并对任务项信息进行修改，确认修改后的任务项信息， 并将确认后的任务项信息发送至服务器。

可选的，服务器接收确认后的任务项信息之后，记录并统计被修改的任 务项信息，根据被修改的任务项信息给出任务相关联的制度的修正提示。

本发明还提供了一种办公自动化系统，包括终端与服务器，

所述终端包括交互模块、终端通信模块与显示模块；

所述交互模块用于检测发起任务的指令，以及检测对所罗列的制度的选 择，

所述终端通信模块用于发送任务请求信息，对所罗列的制度的选择信息 以及确认任务的信息至服务器，并接收来自服务器的与任务关联的制度信息 以及任务项栏目中填入任务项信息后的任务清单相关信息，所述发起任务请 求信息中包括关联制度的请求信息，

所述显示模块用于显示与任务关联的制度信息，以及任务项栏目中填入 任务项信息后的OA界面；

所述服务器包括服务器通信模块、服务器存储模块与服务器信息处理模 块，

所述服务器通讯模块用于接收来自终端的任务请求信息，对所罗列的制 度的选择信息以及确认任务的信息，并发送与任务关联的制度信息以及任务 项栏目中填入任务项信息后的任务清单相关信息，

所述服务器存储模块存储有任务与制度的关联关系以及制度与任务项信 息的关联关系，

所述服务器信息处理模块用于根据发起任务请求信息查找与该任务相关 联的制度，还用于根据对制度的选择，读取所选定的制度对应的任务项信息, 并将所选定的制度对应的任务项信息填入OA界面的任务项栏目中。

可选的，所述显示模块用于以目录的方式罗列出与该任务相关联的制度， 或逐项列出与该任务相关联的制度；

所述交互模块检测用于对目录中所罗列的制度条目的选择，或逐条检测 对列出的制度的选择；

所述服务器信息处理模块用于指令服务器通信模块逐条将于该任务相关 联的制度的信息发送至终端，并当接收到对所列出的制度的否定选择时，指 令服务器通信模块发送下一与该任务相关联的制度的信息至终端。

可选的，所述任务项选自：审核人、参与人、知晓人、责任人、金额、 起始日期以及期限中的一项或多项。

可选的，服务器信息处理模块用于根据发起的任务的名称、属性或任务 发起人所属群组，罗列出与该任务相关联的制度。

可选的，所述交互模块还用于检测反馈意见的指令，并接收意见反馈信 息；

所述显示模块还用于显示意见反馈窗口；

所述终端通信模块用于将意见反馈信息发送至服务器。

可选的，所述交互模块还用于检测对任务项栏目中任务项信息的修改， 并对任务项信息进行修改，确认修改后的任务项信息；

所述终端通讯模块用于将确认后的任务项信息发送至服务器。

可选的，所述服务器信息处理模块用于记录并统计被修改的任务项信息， 根据被修改的任务项信息给出任务相关联的制度的修正提示。

区别于现有技术，上述技术方案通过事先在办公自动化系统中将任务与 制度关联，并将制度与发起任务界面中的任务项栏目中需要填写的任务项信 息关联，在发起任务时，罗列出可能涉及的制度，用户通过在系统中对制度 的选择，系统根据支队与任务项信息的关联关系，自动在OA界面中填写发 起任务所需的任务项栏目，以实现提高OA系统效率的目的。

附图说明

图1为具体实施方式所述办公自动化系统的模块结构示意图；

图2为具体实施方式所述办公自动化张发起任务的方法流程示意图；

图3为具体实施方式所述OA界面示意图一；

图4为具体实施方式所述OA界面示意图二

图5为具体实施方式所述OA界面示意图三

图6为具体实施方式所述OA界面示意图四

图7为具体实施方式所述OA界面示意图五；

图8为具体实施方式所述OA界面示意图六；

图9为具体实施方式所述经过多次交互以发送发起任务的请求信息的流 程示意图；

图10为具体实施方式所述终端逐条显示与该任务相关联的制度，以选择 与任务相适配的制度的流程示意图。

具体实施方式

为详细说明技术方案的技术内容、构造特征、所实现目的及效果，以下 结合具体实施例并配合附图详予说明。

请参阅图1，本实施例提供了一种办公自动化系统，该系统包括终端10 与服务器20。

所述终端可以是PC(personal computer，即个人计算机)，手持移动终端， 例如智能手机、平板电脑、PDA等，还可以是穿戴式电子设备，例如智能手 表，智能眼镜等。终端可以通过浏览器连接到服务器登陆OA系统，也可以 通过OA应用程序，app等登陆OA系统与服务器连接。

终端10包括交互模块102、终端通信模块101与显示模块103；

所述服务器20包括服务器通信模块201、服务器存储模块202与服务器 信息处理模块203。

其中终端通信模块101与服务器通信模块201通信连接，连接的方式可 以是有线网络连接，也可以是无线网络连接，可以是局域网连接，也可以是 广域网连接。

交互模块102用于检测发起任务的指令，以及检测对所罗列的制度的选 择。具体的，交互模块检测可以用于对目录中所罗列的制度条目的选择，或 逐条检测对列出的制度的选择；

终端通信模块101用于发送任务请求信息，对所罗列的制度的选择信息 以及确认任务的信息至服务器，并接收来自服务器20的与任务关联的制度信 息以及任务项栏目中填入任务项信息后的任务清单相关信息，所述发起任务 请求信息中包括关联制度的请求信息，

显示模块103用于显示与任务关联的制度信息，以及任务项栏目中填入 任务项信息后的OA界面；一些实施例中显示模块用于以目录的方式罗列出 与该任务相关联的制度，另一些实施例中，显示模块逐项列出与该任务相关 联的制度；

服务器通讯模块201用于接收来自终端10的任务请求信息，对所罗列的 制度的选择信息以及确认任务的信息，并发送与任务关联的制度信息以及任 务项栏目中填入任务项信息后的任务清单相关信息。服务器信息处理模块203 可以根据发起的任务的名称、属性或任务发起人所属群组，罗列出与该任务 相关联的制度。实施例中，任务项选自：审核人、参与人、知晓人、责任人、 起始日期以及期限中的一项或多项。

具体的，实施例中，服务器信息处理模块203用于指令服务器通信模块 逐条将于该任务相关联的制度的信息发送至终端，并当接收到对所列出的制 度的否定选择时，指令服务器通信模块发送下一与该任务相关联的制度的信 息至终端10。

服务器存储模块202存储有任务与制度的关联关系以及制度与任务项信 息的关联关系，

服务器信息处理模块203用于根据发起任务请求信息查找与该任务相关 联的制度，还用于根据对制度的选择，读取所选定的制度对应的任务项信息, 并将所选定的制度对应的任务项信息填入OA界面的任务项栏目中。

某些情况下，系统所匹配的任务项信息未必符合用户发起任务的需要， 因此交互模块还用于检测对任务项栏目中任务项信息的修改，并对任务项信 息进行修改，确认修改后的任务项信息；所述终端通讯模块用于将确认后的 任务项信息发送至服务器。

为了在上述基础上进一步完善，并提示系统进行改进，服务器信息处理 模块用于记录并统计被修改的任务项信息，根据被修改的任务项信息给出任 务相关联的制度的修正提示。

为了便于系统的不断完善，交互模块还用于检测反馈意见的指令，并接 收意见反馈信息；对应的，显示模块用于显示意见反馈窗口；终端通信模块 用于将意见反馈信息发送至服务器。

以下结合办公自动化中发起任务的方法的实施例，进一步进行具体说明。

如图2所示，该实施例公开了一种办公自动化中发起任务的方法，包括 以下步骤：

S201终端检测发起任务的指令，所述任务，在OA中系指：机构的OA 系统内部因个人工作需要或者协同需要，安排或分派的事项、审批、讨论、 执行等相关事件或工作流。本实施例中，我们认为一项任务均与机构某一项 规范存在关联。任务包含的任务项(字段)有任务标题、任务内容、任务附 件、任务状态、审核人、参与人、知晓人、关联任务流事件等。

发起任务的指令可以点击OA界面中发起任务相关的按键、链接等，也 可以输入命令发起任务请求，可以是下述形式的一种或多种：鼠标点击、键 盘快捷键或触敏显示屏点触或手势以及设备感应到的加速度或肢体语言等。

S202当终端检测到发起任务的指令后，将发起任务请求信息发送到服务 器；所述发起任务请求信息中包括关联制度的请求信息；

S203服务器接收发起任务请求信息，由于发起任务请求信息中包括关联 制度的请求信息，因此服务器根据发起任务请求信息查找与该任务相关联的 制度，

S204将与该任务相关联的制度的信息发送至终端；

S205终端接收并显示与该任务相关联的制度的信息，检测对所罗列的制 度的选择，

S206将对所罗列的制度的选择信息发送至服务器；

S207服务器根据对制度的选择信息，读取所选定的制度对应的任务项信 息，

S208将所选择的制度对应的任务项信息填入OA界面的任务项栏目中， 发送至终端；

S209终端显示填入任务项信息的OA界面，例如图5所示，图5中箭头 所示方框区域即为填入任务项信息的OA界面区域。

S210确认该任务的任务项信息，并将确认后的任务项信息发送至服务器；

S211服务器接收确认后的任务项信息，建立任务。

在某些实施例中，根据发起的任务的名称、属性或任务发起人所属群组， 罗列出与该任务相关联的制度。即发起任务请求信息可以包括发起的任务的 名称、属性或任务发起人所属群组，而服务器根据发起的任务的名称或其中 的关键字、任务的属性或任务发起人所属群组来确定与该任务相关联的制度。 例如一个名称为“手机应用项目开发任务”，其中有关键字“开发任务”，那 么服务器即寻找与开发任务相关联的制度为与该任务相关联的制度。又例如， 任务的发起人为研发部成员，那么根据发起人所隶属的群组“研发部”，将与 研发部相关的制度作为与该任务相关联的制度。所述任务的属性，即任务的 类型，在系统中，可以对任务进行属性(类型选择)，例如可以是人事任务、 研发任务、销售任务、行政任务等。当然在某些实施例中，为了不遗漏可能 相关联的制度，可以罗列出所有的制度。也就是任何一项任务与所有的制度 相关联，这也是本实施例的一种关联方式。

在某些实施例中，发起任务请求信息中自动或默认包括关联制度的请求 信息，在某些实施例中，系根据用户的选择，在发起任务请求信息中选择包 括了关联制度的请求信息。

上述实施例中，发起任务的请求信息可以一次发送，也可以经过多次交 互发送。例如以下多次交互发送的方式，如图9所示，包括以下步骤：

S901终端请求进入发起任务界面，并将进入发起任务界面的请求信息发 送至服务器；

S902服务器接收进入发起任务界面的请求信息，并发送发起任务界面的 信息至终端；

S903终端接收发起任务界面的信息，并根据上述信息显示发起任务界面；

S904检测关联制度的请求信息，并将检测到的关联制度的请求信息发送 至服务器；如图3所示，用户可以在图中箭头所指示的方框中点击选择请求 关联制度。

通过以上步骤，上述实施例完成了发起任务请求以及将任务请求信息发 送至服务器的过程，可以视为图2所示实施例中S202～S203所示步骤的一种 具体实现方式。

S905服务器接收关联制度的请求信息，并查找与该任务相关联的制度。

具体的，在某些实施例中，终端接收并显示与该任务相关联的制度的信 息，检测对所罗列的制度的选择具体为：终端以目录的方式罗列出与该任务 相关联的制度，并检测对目录中所罗列的制度条目的选择；例如图4所示， 在“制度关联”窗口中从该窗口左侧的制度目录中选择关联的制度。

在某些实施例中，最终选择的制度为一项制度，但是在一些实施例中， 可以就同一任务选择两项以上制度，那么在步骤S207与S208中，就需要读 取被选中的两项以上的制度所对应的任务项信息，并根据各任务项栏目的性 质，使用或组合这些任务项信息，以对应OA界面的任务项栏目。对如何使 用或组合这些任务项信息系根据每个任务项栏目预设的。

在某些任务项栏目中，需要将选中的制度中对应的任务项信息取并集， 例如，就某一项任务，选择与该任务对应的制度为制度一与制度二，在制度 一中，规定任务的参与人包括甲、乙、丙，而制度二中规定任务的参与人包 括甲、丁，那么最终，任务项栏目参与人这一栏中，任务项信息填入的是： 甲、乙、丙、丁。

在某些任务项栏目中，可以对选中的制度中对应的任务项信息取交集， 例如就某项任务，选中与该任务对应的制度为制度一与制度二，在制度一中， 规定任务的负责人为甲、乙，在制度二中规定任务的负责人为乙，那么最终， 任务项栏目负责人这一栏中，任务项信息填入的是：乙。

在某些任务项栏目中，还可以有其他的规则，例如对全部的任务项信息 取最大值或最小值等。例如就某项任务，选中与该任务对应的制度为制度一 与制度二，在制度一中，规定任务的完成时间为不多于10日，在制度二中， 规定任务的完成时间为不多于5日，那么取最小值，最终任务项栏目中完成 时间为不多于5日。

或者，制度一中，规定任务可动用的资金为5000，制度二中规定可动用 的资金为10000，那么取最大值，最终任务项栏目中，可动用的资金的信息填 入值为10000。

在另外一些实施例中服务器逐条将于该任务相关联的制度的信息发送至 终端，终端逐条显示与该任务相关联的制度，并检测对所列出的制度的选择， 当检测到对所列出的制度的否定选择时，反馈至服务器，服务器发送下一与 该任务相关联的制度的信息至终端，终端显示并继续检测对所列出的制度的 选择。具体过程如图10所示实施例，包括以下步骤：

S1001服务器接收发起任务请求信息，并根据发起任务请求信息查找与该 任务相关联的制度；

S1002服务器选取部分与该任务相关联的制度的信息发送到终端；这里， 选取部分与该任务相光路的制度的信息，可以是每次选取一条，也可以是每 次选取两条或更多的制度，不同的实施例可以根据具体情况设置。

S1003终端接收与该任务相关联的信息并显示，检测对所罗列的制度判断 是否为适配的制度。此处，检测用户对所显示的与该任务相关联的制度的判 断，用户若选择所显示的与该任务相关联的制度即为适配该任务的制度，那 么该判断为是，则进行步骤

S1004将所选中的关联的制度的信息发送至服务器；

S1006服务器根据对制度的选择，读取所选定的制度对应的任务项信息；

若用户选择所显示的与该任务相关联的制度不适配该任务，那么该判断 为否，则进行步骤

S1005请求服务器机械发送其他的管理制度信息，服务器执行步骤S1002， 循环直至所有与该任务相关联的管理制度发送完毕或检测到对所罗列的制度 判断为合适的制度。

实施例中，所述任务项选自：审核人、参与人、知晓人、责任人、金额、 起始日期以及期限中的一项或多项。

为进一步完善办公制度化中任务与制度的关联关系，终端接收并显示与 该任务相关联的制度的信息，检测对所罗列的制度的选择，若未检测到对制 度的选定动作或检测到反馈意见的指令，则提供一意见反馈窗口，并接收意 见反馈信息，将意见反馈信息发送至服务器。例如图6所示，箭头所标识的 方框中提供了“反馈我们”字样的链接按钮，用户点击该链接，可以跳转到 图8所示OA界面窗口，用户可以在其中填写反馈意见，并由终端发送至服 务存储，便于收集反馈意见，以实现办公室自动化系统的进一步完善。反馈 信息例如：提示该工作暂无制度关联，要求其选择关联制度，提示无制度关 联或者对制度提出修改意见。

同时，为了方便用户使用，图6所示，箭头所标识的方框中还设有“查 阅各部门规范”的链接按钮，用户点击该链接，可以跳转到如图7所示的OA 界面窗口，查阅各项制度。

在实施例中，由系统将所选定的制度对应的任务项信息填入OA界面的 任务项栏目中，终端显示填入任务项信息的OA界面之后，可能由于制度与 实际情况的不尽一致，制度滞后，出现特殊情况等原因，需要对系统填入的 任务项信息进行修改，那么检测对任务项栏目中任务项信息的修改，并对任 务项信息进行修改，确认修改后的任务项信息，并将确认后的任务项信息发 送至服务器。

为了进一步完善系统，服务器接收确认后的任务项信息之后，记录并统 计被修改的任务项信息，根据被修改的任务项信息给出任务相关联的制度的 修正提示。具体的，在实施例中，可以通过统计某一任务项栏目中任务项信 息被修改的次数，当上述被修改的次数超过设定的阈值时，办公自动化系统 发出提示，建议对相应制度进行修正。或者统计出被修改次数最多的任务项 栏目，建议对相应制度进行修正。同时在实施例中，还可以对修正后的任务 项信息进行记录并统计，在建议对相应制度进行修正的同时，提出修正的意 见，修正意见可以根据记录修正后的任务项信息给出，这样，便于系统的不 断完善。

需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来 将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示 这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、 “包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系 列要素的过程、方法、物品或者终端设备不仅包括那些要素，而且还包括没 有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者终端设 备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括……”或“包含……” 限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者终端设备中 还存在另外的要素。此外，在本文中，“大于”、“小于”、“超过”等理解为不 包括本数；“以上”、“以下”、“以内”等理解为包括本数。

本领域内的技术人员应明白，上述各实施例可提供为方法、装置、或计 算机程序产品。这些实施例可采用完全硬件实施例、完全软件实施例、或结 合软件和硬件方面的实施例的形式。上述各实施例涉及的方法中的全部或部 分步骤可以通过程序来指令相关的硬件来完成，所述的程序可以存储于计算 机设备可读取的存储介质中，用于执行上述各实施例方法所述的全部或部分 步骤。所述计算机设备，包括但不限于：个人计算机、服务器、通用计算机、 专用计算机、网络设备、嵌入式设备、可编程设备、智能移动终端、智能家 居设备、穿戴式智能设备、车载智能设备等；所述的存储介质，包括但不限 于：RAM、ROM、磁碟、磁带、光盘、闪存、U盘、移动硬盘、存储卡、记 忆棒、网络服务器存储、网络云存储等。

上述各实施例是参照根据实施例所述的方法、设备(系统)、和计算机程序 产品的流程图和/或方框图来描述的。应理解可由计算机程序指令实现流程 图和/或方框图中的每一流程和/或方框、以及流程图和/或方框图中的流 程和/或方框的结合。可提供这些计算机程序指令到计算机设备的处理器以 产生一个机器，使得通过计算机设备的处理器执行的指令产生用于实现在流 程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的 装置。

这些计算机程序指令也可存储在能引导计算机设备以特定方式工作的计 算机设备可读存储器中，使得存储在该计算机设备可读存储器中的指令产生 包括指令装置的制造品，该指令装置实现在流程图一个流程或多个流程和/ 或方框图一个方框或多个方框中指定的功能。

这些计算机程序指令也可装载到计算机设备上，使得在计算机设备上执 行一系列操作步骤以产生计算机实现的处理，从而在计算机设备上执行的指 令提供用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个 方框中指定的功能的步骤。

尽管已经对上述各实施例进行了描述，但本领域内的技术人员一旦得知 了基本创造性概念，则可对这些实施例做出另外的变更和修改，所以以上所 述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利保护范围，凡是利用本 发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用 在其他相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围之内。