一种项目管理进展反馈和偏差分析的方法及系统

【技术领域】

本发明涉及一种项目管理进展反馈和偏差分析的方法及系统，属于项目管理技术领域。

【背景技术】

创建WBS(Work Breakdown Structure，工作分解结构)是把项目可交付成果和项目工作分 解成较小的、更易于管理的组成部分的过程；WBS是以可交付成果为导向的工作层级分 解，其分解的对象是项目团队为实现项目目标、提交所需可交付成果而实施的工作，WBS 每下降一个层次就意味着对项目工作更详尽的定义。WBS组织并定义项目的总范围，代表 着现行项目范围说明书所规定的工作。甘特图，也叫横道图，横轴表示时间，纵轴表示活动 (项目、WBS)，用横道表示活动，并标明活动的开始与结束日期，显示出活动的预期持续 时间；横道图相对易读，常用于向管理层汇报情况。

当前，在项目管理方法和系统中，一般采用“启动-规划-执行-控制-收尾”五大过 程，并结合“计划-实施-检查-行动”(PDCA)循环的思想进行项目管理控制和持续 改进。在项目计划的执行过程中，及时、真实的反馈任务和获取WBS的实际进展，并与在 规划过程中制定的时间计划进行对比，得出执行偏差，这是整个PDCA过程的关键环节之 一，对于项目的管控、改进、优化有着重大的意义。

在目前使用的进展反馈和分析方法及系统中，要么进展反馈的内容不全面，仅限 于定量的完成百分比或定性的进展文字说明中的一种；要么仅仅反映当前实际进展，没有对 执行过程中的已经产生的问题和将来可能面对的风险进行说明，以及问题的详细解决进展和 状态，风险的概率、影响和应对计划、缓解进展状态；要么只能在任务层级上反馈进展，但 在WBS、项目层级需要重复手动反馈进展，层级多时，工作量大、繁琐、费时、操作复 杂，并且因为是手动反馈，不容易能保持下级任务与上级WBS、项目进展的同步性和一致 性；要么仅仅能反映现在的实际进展，却不能在甘特图中以可视化的方式显示实际进展与计 划之间的偏差，直观的显示当前进度是提前还是落后，提前多少、落后多少，以方便项目管 理者对项目进行管控、改进、优化，并最终达成项目目标。

【发明内容】

本发明的目的在于：针对现有技术的缺陷和不足，提供一种项目管理进展反馈和偏差分析的 方法及系统，不仅能够定量和定性相结合的进展反馈，同时综合了已经产生的问题、当前实 际进展、未来风险的项目综合进展反馈，综合考虑所有下级任务的进展和权重，汇总形成高 层级的WBS和项目的实际进展，以任务、WBS的实际进展和时间计划进行对比，形成各自 的实际执行偏差，并在甘特图中直观的显示。

为实现上述目的，本发明采用的技术方案是：

本发明所述的一种项目管理进展反馈和偏差分析的方法，其特征在于：包括以下步骤：

步骤1，进度计划编制：项目管理人员首先制定WBS和任务，定义WBS元素和任务的责任 主体或责任人，定义各WBS元素和任务在父项中所占的权重，并形成项目时间(进度)计 划；

步骤2，进展反馈：在计划执行过程中，任务的责任人反馈任务的完成百分比及进展说明， 根据需要反馈任务的问题和风险，并根据某一个WBS元素所有直接子级任务的执行进展和 其权重，汇总生成父级WBS的实际进展；

步骤3，偏差分析及展示：以任务执行中反馈的实际进展与任务的时间计划对比，生成任务 执行偏差；以汇总形成的WBS实际进展与WBS的时间计划对比，生成WBS执行偏差；通 过偏差线在项目甘特图中以简单、直观的图示显示任务、WBS的执行偏差。

在本发明中：所述的步骤1中进度计划编制包含以下步骤：

步骤11，制定WBS和任务：将项目工作往下分解为WBS元素和任务；

步骤12，定义WBS元素和任务的责任主体或责任人：这些责任主体(即责任部门)或责任 人将决定由谁来对工作的进展情况进行反馈；

步骤13，定义各WBS元素和任务在父项中所占的权重：权重体现了任务在父项目中的所占 的比重，当子项WBS或任务全部完成时，就代表父项中完成了对应的比重；

步骤14，制定项目时间(进度)计划：依据项目任务的活动顺序、持续时间、资源需求和 进度约束等，编制项目进度计划的过程，过程的结果为一份进度计划表，其中为每一项 WBS和任务指定了开始时间和结束时间、计划工期；

步骤15，确定反馈周期：项目时间(进度)制定完成后，需要根据项目实际情况，确定在 整个项目周期内，进展统计和偏差分析的频率和时间间隔，即反馈周期，一般可以周、双 周、月、旬等作为项目的反馈周期；确定反馈周期后，即可以按照反馈周期进行任务进展的 多次填报。

在本发明中：所述的步骤2进展反馈包含以下步骤：

步骤21，选择反馈周期：系统自动选择包含当前时间的周期作为默认的当前周期，用户也 可以选择当前周期以前的周期进行补充填报；

步骤22，反馈任务进展：在计划执行过程中，任务的责任人反馈任务的完成百分比及进展 说明，根据需要反馈任务的问题和风险，项目管理人员审核后反馈信息生效；

步骤23，汇总形成WBS进展：根据某一个WBS元素所有直接子级任务的执行进展和其权 重，汇总生成父级WBS的实际进展。

在本发明中：所述的步骤3偏差分析及展示包含以下步骤：

步骤31，生成当前周期计划完成的工作百分比，对于进行中的任务，需要计算出当前周期 计划完成的工作百分比，计算方法如下：

对于WBS，其当前周期计划完成的工作百分比计算方法如下：

步骤32，生成任务执行偏差，以项目执行过程中反馈的任务的实际进展进展百分比和任务 的当前周期计划完成百分比的对比，生成任务执行偏差；其计算方法如下：

任务执行偏差＝任务的实际进展百分比-任务的当前周期计划完成百分比；

步骤33，生成WBS执行偏差，以汇总形成的WBS实际进展和WBS元素的当前周期计划 完成百分比的对比，生成WBS执行偏差；其计算方法如下：

WBS执行偏差＝WBS的实际进展百分比-WBS的当前周期计划完成百分比；

步骤34，图示展示，在项目甘特图中以简单、直观的图示显示任务、WBS、项目的执行偏 差。

在本发明中：所述的偏差分析及展示中，步骤34图示展示中包含以下步骤：

步骤341，0偏差的显示：未开始、已经完成以及偏差为0的任务、WBS，偏差点在甘特图 中的位置，纵坐标定位于的本身的任务、WBS横道上，横坐标以甘特图上当前时间为基 点，无偏移；

步骤342，负偏差的显示：进行中的任务、WBS，其偏差为负的，偏差点在甘特图中的位 置，纵坐标定位于的本身的任务、WBS横道上，横坐标以甘特图上当前时间为基点，向左 偏移；偏移量为：

任务偏差点纵坐标偏移量＝|任务执行偏差*任务计划工期|

WBS偏差点纵坐标偏移量＝|WBS执行偏差*WBS计划工期|

步骤343，正偏差的显示：进行中的任务、WBS，其偏差为正的，偏差点在甘特图中的位 置，纵坐标定位于的本身的任务、WBS横道上，横坐标以甘特图上当前时间为基点，向右 偏移；偏移量为：

任务偏差点纵坐标偏移量＝|任务执行偏差*任务计划工期|

WBS偏差点纵坐标偏移量＝|WBS执行偏差*WBS计划工期|

步骤344，绘制偏差线：连接未开始、进行中、已完成的WBS、任务的偏差点，形成偏差 线；偏差线指出了每个任务、WBS的进展到底是提前还是落后了，提前或落后了多少。

在本发明中：一种项目管理进展反馈和偏差分析的系统，包括依次连接进度计划编制 装置、进展反馈装置和偏差分析及展示装置。

采用上述结构后，本发明有益效果为：定量和定性相结合的进展反馈，用详细的、 感性的进展说明支持数字化的、理性化的进展百分比；综合了已经产生的问题、当前实际进 展、未来风险的项目综合进展反馈，可以及时反馈和了解问题的详细解决进展和状态，风险 的概率、影响和应对计划、缓解进展状态；综合考虑所有下级任务的进展和权重，汇总形成 高层级的WBS和项目的实际进展，明显具有工作量小、简洁、省时、容易操作的优点；以 任务、WBS、项目的实际进展和时间计划进行对比，形成各自的偏差，并在甘特图中直观 的显示，直观的显示当前进度是提前还是落后，提前落后的程度，提高了管理数据的可视 化，以更方便项目管理者对项目进行管控、改进、优化，并最终达成项目目标。

【附图说明】

此处所说明的附图是用来提供对本发明的进一步理解，构成本申请的一部分，但并不构成对 本发明的不当限定，在附图中：

图1为本发明的系统结构示意图；

图2为本发明的进度计划编制流程图；

图3为本发明的项目分解示意图；

图4为本发明的进展反馈流程图；

图5为本发明的偏差分析及展示流程图；

图6为本发明的偏差分析及展示的示意图。

【具体实施方式】

下面将结合附图以及具体实施例来详细说明本发明，其中的示意性实施例以及说明仅用来解 释本发明，但并不作为对本发明的限定。

如图1所示，一种项目管理进展反馈和偏差分析的系统，包括依次连接的计划编制 装置、进展反馈装置和偏差分析及展示装置。

一种项目管理进展反馈和偏差分析的方法，包括以下步骤：

步骤1，进度计划编制：项目管理人员首先制定WBS和任务，定义WBS元素和任务的责任 主体或责任人，定义各WBS元素和任务在父项中所占的权重，并形成项目时间(进度)计 划；

步骤2，进展反馈：在计划执行过程中，任务的责任人反馈任务的完成百分比及进展说明， 根据需要反馈任务的问题和风险，并根据某一个WBS元素所有直接子级任务的执行进展和 其权重，汇总生成父级WBS的实际进展；

步骤3，偏差分析及展示：以任务执行中反馈的实际进展与任务的时间计划对比，生成任务 执行偏差；以汇总形成的WBS实际进展与WBS的时间计划对比，生成WBS执行偏差；通 过偏差线在项目甘特图中以简单、直观的图示显示任务、WBS的执行偏差。

如图2所示，项目进展反馈和偏差分析方法及系统中，步骤1进度计划编制包含以 下步骤：

步骤11，制定WBS和任务：将项目工作往下分解为WBS元素和任务；

步骤12，定义WBS元素和任务的责任主体或责任人：这些责任主体(即责任部门)或责任 人将决定由谁来对工作的进展情况进行反馈；

步骤13，定义各WBS元素和任务在父项中所占的权重：权重体现了任务在父项目中的所占 的比重，当子项WBS或任务全部完成时，就代表父项中完成了对应的比重；

步骤14，制定项目时间(进度)计划：依据项目任务的活动顺序、持续时间、资源需求和 进度约束等，编制项目进度计划的过程，过程的结果为一份进度计划表，其中为每一项 WBS和任务指定了开始时间和结束时间、计划工期；

步骤15，确定反馈周期：项目时间(进度)制定完成后，需要根据项目实际情况，确定在 整个项目周期内，进展统计和偏差分析的频率和时间间隔，即反馈周期，一般可以周、双 周、月、旬等作为项目的反馈周期；确定反馈周期后，即可以按照反馈周期进行任务进展的 多次填报。

如图4所示，项目进展反馈和偏差分析方法及系统中，步骤2进展反馈包含以下步 骤：

步骤21，选择反馈周期：系统自动选择包含当前时间的周期作为默认的当前周期，用户也 可以选择当前周期以前的周期进行补充填报；

步骤22，反馈任务进展：在计划执行过程中，任务的责任人反馈任务的完成百分比及进展 说明，根据需要反馈任务的问题和风险，项目管理人员审核后反馈信息生效；

步骤23，汇总形成WBS进展：根据某一个WBS元素所有直接子级任务的执行进展和其权 重，汇总生成父级WBS的实际进展。

如图5所示，项目进展反馈和偏差分析方法及系统中，步骤3偏差分析及展示包含 以下步骤：

步骤31，生成当前周期计划完成的工作百分比，对于进行中的任务，需要计算出当前周期 计划完成的工作百分比，计算方法如下：

对于WBS，其当前周期计划完成的工作百分比计算方法如下：

步骤32，生成任务执行偏差，以项目执行过程中反馈的任务的实际进展进展百分比和任务 的当前周期计划完成百分比的对比，生成任务执行偏差；其计算方法如下：

任务执行偏差＝任务的实际进展百分比-任务的当前周期计划完成百分比；

步骤33，生成WBS执行偏差，以汇总形成的WBS实际进展和WBS元素的当前周期计划 完成百分比的对比，生成WBS执行偏差；其计算方法如下：

WBS执行偏差＝WBS的实际进展百分比-WBS的当前周期计划完成百分比；

步骤34，图示展示，在项目甘特图中以简单、直观的图示显示任务、WBS、项目的执行偏 差。

如图6所示，偏差分析及展示中，步骤34图示展示中包含以下步骤：

步骤341，0偏差的显示：未开始、已经完成以及偏差为0的任务、WBS，偏差点在甘特图 中的位置，纵坐标定位于的本身的任务、WBS横道上，横坐标以甘特图上当前时间为基 点，无偏移；

步骤342，负偏差的显示：进行中的任务、WBS，其偏差为负的，偏差点在甘特图中的位 置，纵坐标定位于的本身的任务、WBS横道上，横坐标以甘特图上当前时间为基点，向左 偏移；偏移量为：

任务偏差点纵坐标偏移量＝|任务执行偏差*任务计划工期|

WBS偏差点纵坐标偏移量＝|WBS执行偏差*WBS计划工期|

步骤343，正偏差的显示：进行中的任务、WBS，其偏差为正的，偏差点在甘特图中的位 置，纵坐标定位于的本身的任务、WBS横道上，横坐标以甘特图上当前时间为基点，向右 偏移；偏移量为：

任务偏差点纵坐标偏移量＝|任务执行偏差*任务计划工期|

WBS偏差点纵坐标偏移量＝|WBS执行偏差*WBS计划工期|

步骤344，绘制偏差线：连接未开始、进行中、已完成的WBS、任务的偏差点，形成偏差 线；偏差线指出了每个任务、WBS的进展到底是提前还是落后了，提前或落后了多少。

以上所述仅是本发明的较佳实施方式，故凡依本发明专利申请范围所述的构造、特 征及原理所做的等效变化或修饰，均包括于本发明专利申请范围内。