一种供应商协同采购管理系统

技术领域

本发明属于协议管理系统技术领域，具体涉及一种供应商协同采购管理系统。

背景技术

随着协同市场的发展，客户对OA的需求和理解，已经不仅仅停留在传统OA办公自动化、无纸化办公的概念上来，转而向企业管理纵深和全面的协同管理平台上进行延伸。传统OA仅仅是传统办公自动化侧重公文、行政事务为主的无纸化办公系统，并没有深入到企业全面管理及核心业务流程的管理中去，而真正适合企业全面管理应用的就应该是个集中办公、人力、客服、市场及销售、项目、财务、库存和订单等核心业务流程综合统一、解决企业全方位管理的CMP协同管理平台。

现有的供应商协同采购管理系统在使用时，多是作为合同储存平台使用，其功能较为单一，不便进行各种协同项目的集成系统使用，或是操作流程较为繁琐，给使用者造成极大困扰，为此我们提出一种供应商协同采购管理系统。

发明内容

本发明的目的在于提供一种供应商协同采购管理系统，以解决上述背景技术中提出的现有供应商协同采购管理系统在使用时，实用性较低的问题。

为了实现上述目的，本发明采用了如下技术方案：本发明描述的供应商协同采购管理系统，主要实施步骤如下供应商通过注册单元进行账号注册，管理平台系统对应生成供应商登录账号，当管理平台系统接收到审核完成的供应商登录账号信息后，将允许供应商登录账号进入操作单元进行业务操作。

相关职能人员通过注册单元进行账号注册，管理平台系统对应生成相关职能人员登录账号，且注册单元上设置有评委管理单元，且评委管理单元对应生成评委登录账号，当管理平台系统接收到相关职能人员登录账号和评委登录账号信息后，将允许相关职能人员登录账号和评委登录账号进入到项目管理单元中进行项目信息操作，且在项目管理单元上设置有标的管理单元，其中相关职能人员登录账号在标的管理单元中建立采购方案，且采购方案中设置有方案管理单元，项目采购方案制作后将通过其预算金额及采购方式进行审核工作流程的判断，将相关的审批业务进行推送及提醒，相关审批人员登录账号进行审批；

当采购方案审批通过后，将通过公告管理单元中的采购公告对外进行公示、电子邮件通知所有对应类型的供应商登录账号或电子邮件发送给指定的供应商登录账号，且邀请招标项目的电子邮件中会包含投标邀请书，且相关职能人员登录账号通过投标管理单元对供应商登录账号的投标信息进行确认，并通过电子邮件通知，且评委登录账号通过评标管理单元进行招标打分，评标完成后，由相关职能人员登录账号选择入围单位，且相关职能人员登录账号在确定供应商登录账号的最终报价后，需要在管理平台系统中填写对应的最终报价，最终报价将会在拟写合同草案时被直接代入，并通过公告管理单元中的中标公告通知中标单位，其中管理平台系统中相关信息将会与第三方平台通过接口进行交互，且第三方平台包括：用友NC系统、中国采购和招标网，管理平台系统中新注册的供应商，经过审核后，认定为合格供应商的相关单位信息，将推送至用友NC系统；管理平台系统中的相关招标预告、招标公告及招标结果公告的信息将与中国采购与招标网对接。

相比于现有技术，本发明的有益效果在于：

1、本发明提出供应商协同采购管理系统在使用时，通过一系列的流程式操作设计，清晰明了的将采购方案与招标活动应用于系统平台中，便捷了双方的交易行为，同时避免了传统的线下式签约方式，利益描述和采购方案不清楚导致的交易纠纷，极大的增加了协同管理效率。

附图说明

附图用来提供对本发明的进一步理解，并且构成说明书的一部分，与本发明的实施例一起用于解释本发明，并不构成对本发明的限制。

图1为本发明中采购方案一结构示意图；

图2为本发明中采购方案二结构示意图；

图3为本发明中采购方案三结构示意图；

图4为本发明的采购方案项目实施流程结构示意图；

图5为本发明的标评管理单元流程结构示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。

在本发明的描述中，需要理解的是，术语“上”、“下”、“前”、“后”、“左”、“右”、“顶”、“底”、“内”、“外”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。

参照图1-图5，本发明提出的一种技术方案：其中供应商通过注册单元进行账号注册，协同采购管理系统对应生成供应商登录账号，当系统接收到审核完成的供应商登录账号信息后，将允许供应商登录账号进入操作单元进行业务操作，相关职能人员通过注册单元进行账号注册，系统对应生成相关职能人员登录账号，且注册单元上设置有评委管理单元，且评委管理单元对应生成评委登录账号，当系统接收到相关职能人员登录账号和评委登录账号信息后，将允许相关职能人员登录账号和评委登录账号进入到项目管理单元中进行项目信息操作，

本实施例中，进一步地，公告管理分为采购公告、中标公告和其他公告三项内容，采购公告是指在进行科学研究、技术攻关、工程建设、合作经营或大宗商品交易前，公布的包含交易标准和条件，提出价格和要求等项目内容的一种文稿。中标公告是指在招标流程结束后对外宣布中标单位或中标人的文稿。其他公告是指在日常业务过程中需要对外公布的文稿，且值得注意的是所有人员在未登录情况下将无法查看项目采购具体物料内容，只有登录后才可查看具体采购公告中，采购物料及其数量规格等要求参数，中标公告在系统中只有当正式合同上传至系统内，才可以发起中标公告，一个方案的中标公告只可公布一次，如有特殊情况可在其他公告中公示说明；SRM系统中会内置中标公告模板，相关职能人员可以自定义中标公告；中标公告发布时必须选择对应项目和公示时间，系统会自动邮件通知中标单位，参与该项目的单位均可查看中标公示内容，其余未参与单位则无权查看，其它公告的发布无限制条件，相关职能人员可以自定义标题和通过富文本的方式编辑具体内容，其他公告发布时可以选择邮件通知哪些供应商；所有公告公示期间可以被撤回或提前结束公示，但公示期间不可编辑，仅在撤回后方可编辑，撤回后也会通知发布时通知的供应商，编辑后可以重新公示。

本实施例中，进一步地，统一采购目录编码方案和制度，尽可能做到编码在全公司统一使用，避免一物多码；设置合理的物料分类，方便物料属性的批量设置和变更处理；系统上线后，由进行编码维护，在初始状态的物料，按照的实际业务状况从原有NC系统导入SRM中，设置物料编码管理流程，交有相关职能人员统一管理，包括新增、修订和弃用的申请和审核。

同时原有NC系统与SRM系统做接口对接，单独建立SRM系统中物料分类与NC系统中物料分类关系，NC系统中对物料进行调整后，将通过接口传输至SRM系统。若能存储到已有目录下，将自动存储，若无法查询到现有目录，则需要人工进行分类归纳。

本实施例中，针对供应商的说明：供应商的新增注册流程由供应商自主在门户网站发起注册申请，采购供应部相关职能人员进行资料预审核，审核通过后供应商将成为预备供应商，预备供应商需要经过现场走访后，由供方管理科确认成为合格供应商后，才可以参与招标流程；注册完成后，供应商可以对资料进行补充或修改，但设计必填部分资料修改后需要重新进行审核，审核人员对供应商的资料也可以进行修改，修改完成后不需要进行审核；新供应商审批通过时需要预先确定是否同意标准合同模板，在系统内做记录。

本实施例中，在已报名项目查询页面中，供应商可查看自己报名项目的信息及对应的项目参与情况，根据方案名称、评标办法及项目阶段进行查询；可在未通过项目页面中查询参与报名但未通过的项目，不通过审核原因取自于投标管理中的不通过原因，目前系统中存在驳回的情况有：未按时递交保证金、未提供初次报价及未上传；且我们将所有待开标项目统一都放在待开标项目菜单中，供应商可以快速的查找到所有需要提交报价及技术文件的项目，初始报价不会存在资质限制或保证金限制，但供应商需要在投标截止日前完成保证金缴纳及初始报价和文件的上传，采购员将会在第二天进行保证金缴纳情况的确认以判断该供应商是否可以进入开标环节的工作。

本实施例在标评管理中供应商可找到当天需要参与报价的项目，可进入系统中找到该项目，并进入报价页面。在报价过程中，系统将会进行报价时间的提醒及倒计时提醒，在报价过程中，系统中除了提供阿拉伯数字的报价填写外，系统将会根据数字报价提供中文大写的报价说明，以防出现报价错误，且供应商可在信息管理中，对自己的企业的信息进行管理，同时对部分非敏感信息，供应商可进行变更，但主营行业、主营产品、企业营业执照和资质等信息修改后，企业需要再度进行审核后方可再度成为合格供应商。

本实施例中，值得注意的是组织架构的管理主要包括组织机构的新增和信息维护，并按照“企业”-“部门”-“科室”分为三级，编码方式为【“公司编码(1位数字)”+“部门编码(2位数字)”+“科室编码(2位数字)”】，相关职能人员可以对组织名称进行维护，但组织编码不可修改且不可删除任何组织；

本实施例中，进一步地，标的管理是在当前已有的项目下新增采购标的，或修改原定标的(包括终止标的)，修改标的仅可在标的状态“未启动”时修改，终止标的可以终止任何状态下的标的；标的池中包含所有项目下的标的；一个标的可以对应一个项目，也可以对应多个项目，但需要分配具体比例；新增标的时，需要选择系统中的关联物料，系统将根据物料提供可邀请供应商名单，被勾选的供应商在制作公告时将会通过邮件对其进行通知，标的的内容包括：标的编码、采购目录编码、标的分类、标的名称、标的规格/型号、标的数量、标的单位、备注；其中标的的状态共有三种：采购方案编制(采购方案编制中)、采购方案审批(采购方案审批中)、已终止(标的已终止)；其中标的可根据项目要求进行新增，同一项目可增加多个标的：也可根据项目要求，将同类型项目进行组合，按照一定的比例合并为同一标的，对已进行后续流程的标的，若需要进行终止，可在标的管理页面中选择该标的，然后点击“终止”按钮，进入标的终止操作页。在标的终止操作页中需要填写标的终止的说明，填写说明后可提交。但对已产生的后续流程不进行任何的关联影响操作。

本实施例中，进一步地，采购方案管理是指相关职能人员可在标的池中选择标的建立采购方案，标的可以跨项目选择标的；修改方案仅可在方案状态“未公告”时修改；采购方案的内容包括：方案名称、方案编号、标的清单、标的概述、方案预算金额、采购方式(一对一询价、综合评审合理低价法、经济评审合理低价法、两阶段低价评标法、多方询价)、发标时间、开标时间、开标地点；且实际业务中可能存在三种不同的采购方案的管理方案：

1.多项目按比例发起标的，当采购员发起标的时，可根据已知的项目要求，按照一定比例组成一个标的，各项目的采购物料的数量，将根据标的中物料的总量×项目所占比例，计算该项目所要采购的物料数量，最终定标后按照相关数量及单价计算对应的合同金额进行合同内容的编辑。

2.同项目发起多标的后合并采购方案，采购员已发起一个标的，当该标的的采购方案还未发起审批且申购需求出现重复时，可将申购需求类似的标的进行采购方案合并，采购方案的总金额及开评标流程合并，定标后合同金额将根据各标的的采购物料数量及单机计算对应的合同金额并进行合同内容的编辑。

3.单项目对应单标的发起业务流程，按照一般情况下的单项目，单标的进行采购方案的编制，适应于普遍流程。

按照上述三种合并方案中，每个采购的方案将会只采用一种评标办法，当采购方案总预算金额小于5万元时，平台将会优先匹配公开多方询价法；当选择的标的总金额变化后，对评标办法的选择出现不同情况时，系统将会提醒，由人员选择是否需要调整评标办法。

项目采购方案制作后将通过其预算金额及采购方式进行审核工作流程的判断，将相关的审批业务进行推送及提醒，相关审批人员可通过登录平台进行审批，对已发起后续流程的采购方案不能进行删除操作，只能对其进行终止操作。选中需要终止的采购方案，点击“终止”按钮，进入采购方案终止页面，填写终止说明后可进行终止操作。但采购方案的终止将会导致后续流程的终止，若采购方案还未进行开标，采购员可进行终止操作。若该采购方案已开标，则终止的权限将会只存在个别用户的账号中，审批流程中，审批人可以设置代理审批代替审批。

采购方案状态有一下几种：未提交(已编辑采购方案但还未提交)、已提交(采购方案提交后还未审核完成)、已通过(采购方案审核通过)、未通过(采购方案审核未通过)、已终止(方案终止)。

且采购公告是指采购方案审批通过后，相关职能人员在系统中拟写对应的采购公告(包含资质要求)，并按照需求添加对应的技术附件；对已发布的公告，由于内容的影响无法进行删除操作，所以只能对其进行撤回。选中需要进行撤回的已发布公告，点击“撤回”按钮，进入撤回操作页面，而在撤回操作页面中，可以查看信息内容，在公告内容下方可以输入撤回原因及说明，系统将会发布一条新的“撤回说明”，标题名为：XXXXXXXX公告，审批通过后可以选择对外公示、邮件通知所有对应类型的供应商或邮件发送给指定的供应商，邀请招标项目的邮件中会包含投标邀请书；公告发布时相关职能人员可以选择需要登录才可以浏览采购公告内容和技术附件，采购公告公布阶段供应商可进行报名，页面下的立即报名按钮必须在登录状态下才可以进行；

采购公告中必须包含的内容有：报名要求、技术文件、投标截止时间(即保证金递交截止时间)、开标时间、开标地点、商务/技术联系人、项目采购内容介绍(可选择是否公开明细)、评标办法范围、本次评标是否有未审核供应商参与、公告中需要告知供应商“合同签订单位可能发生在及其下属子公司范围内变更”。

本实施例中，进一步地，投标管理分为投标权限管理、投标文件管理和报价管理三个部分，整个投标过程供应商需要在投标截止前完成；采购员将在投标截止日第二天对供应商的保证金递交情况、报价有无及投标文件上传情况进行确认，都完成后才可进入后一天的开标流程；

其中若供应商存在某一环节的缺失，系统将会提醒采购员对其进行邮件通知，供应商在缴纳保证金且完成投标报价及上传投标文件后。采购方案的负责的相关职能人员需要在系统中对相关供应商的保证金缴纳等情况进行确认，以便供应商能顺利进入第二天的开标环节，在本环节中，采购员需要线下提交详细招标形式，即评标办法的具体规则办法。具体的评标规则将由领导审批确认，后一天直接提交给评委组长确认，并进行开标前的设置。

本实施例中，进一步地说明：评委抽取是在开标前按照公司规定从评委库里面随机或手工抽取对应的评委人员；相关职能人员先从系统全部评委库中安需求筛选出符合本次采购方案要求的评委，放入本方案评委库中，再从本方案评委库中随机抽取或手工指定评委人员；

随机抽取规则：相关职能人员预先设置评委组成，技术评委数量、商务评委数量及分别对应的采购部门评委数量、外部(泛指本部门之外)评委数量，各阶段评委总数量必须是在二以上的奇数个；本方案评委库中对应评委的数量应大于所需抽取的评委数且同一人不可再两个阶段同时担任评委(即需要在采购部门抽取3人，那么本方案评委库中采购部门评委数应当在4人及以上)；

抽取评委后逐一进行通知，可通过邮件、电话的形式进行通知，确认评委是否可以出席后，直到完成全部抽取工作后，才可进入下一工作环节，且开标管理分为开标准备和开标工作两项内容；开标准备中对到场单位的授权委托书的递交情况进行确认；确认后，点击进入开标大厅，在新弹窗中打开，开标中将会进行公开到场单位，宣读本次评标制度，技术方案现场答疑并记录，开标过程记录表供应商签字确认四个环节：公布供应商名单、宣读开标纪律及评标纪律、进行技术标答疑并记录，开标记录表签字确认，评标流程管理按照一对一询价，多方询价，综合评审合理低价法、经济评审合理低价法、两阶段合理低价法招标，五种招标方法分别对应；

一对一询价：采购员将与供应商询价、谈判过程记录，并最后确定成交金额；

多方询价：采购员将供应商的询价情况记录，并确认供应商及成交金额；

综合评审合理低价法：首先由评委小组对其技术标进行打分，打分结束后不公布技术标分数，直接进入报价环节。报价环节中，限制报价总时长，默认为2小时，可调整，最低不短于1小时。报价过程中，供应商可查看自己的综合分排名及当前商务标最低价金额，排名及金额实时刷新。报价过程中，半小时(可调整)后将淘汰综合分排名末位，最后取综合分最高者成为中标单位。商务分计算方式为：取当前最低价为基准价，基准价除以各自供应商当前报价的比例乘以一百作为商务分，限制时长，不限轮次，默认为1小时(可调)，最后取最低价入围；限制轮次，轮次淘汰规则为：

系统可设置最终入围单位为1家或2家，逐轮时长为10分钟，末轮为20分钟，报价过程中默认提供最低价信息，可调整设置为排名，该规则适用于供应商为5家及5家以上情况：限制轮次，当供应商还剩3家的时候，先选取本轮中报价最低(高)供应商进入最终报价环节，剩余两家单位再进行一次报价，取最低(高)价供应商进入最终报价环节。两家进入最终报价环节的供应商再进行最后一次报价，取最低(高)价者入围。轮次规则同上第2种情况。

两阶段合理低价法：先对技术标进行评审，通过单位再进行经济评审合理低价法的竞价过程，且评标完成后，由相关职能人员选择入围单位；确定入围单位后，相关职能人员线下进行商务谈判，在系统中记录每次与对应供应商的谈判价格及备注说明，最终选择确定最终中标单位；相关人员在确定供应商最终报价后，需要在系统中填写对应的最终报价，最终报价将会在拟写合同草案时被直接代入，中标公告是用于评标结束后正式通知中标单位的通知书；相关职能人员可在系统中建立中标通知书的模板，且可进行修改；最终确定中标单位后可选择中标通知书并邮件发送供应商。

本实施例在项目评标结束确定中标人后，通过合同管理模块进行草案拟写、合同编写及合同备案等相关工作。合同管理模块将提供：合同模板编辑、草案拟写、合同编写、合同审批及合同文档资料备案功能。草案及合同编辑时，可根据实际的采购需求及相关的合同签订主体的不同进行多草案、合同的编辑，编辑中，针对合同的项目主体信息、成交额信息等将会自动填入，固定模板条款内容可修改，生成后将会提供PDF及Word两种类型文件，且合同及草案的模板系统将提供可编辑功能，模板在使用过程中出现调整及变更均可实现。

且本发明提出的管理系统中还设有报表管理，且报表管理包含年度采购量分析表、月度采购量分析表、采购物料量分析表、标的执行分析表、业务人员分析表、采购价格分析表、项目统计分析表和供应商成交统计表。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。