一种智能外事管理系统与方法

技术领域

本发明属于企事业单位人员因公务出国/境业务领域，更具体地，涉及一种智能外事管理系统与方法。

背景技术

在经济全球化背景下，企事业单位海外业务日渐成为常态化，各种国/境外业务(如一线销售、项目支持、售后维护等工作)都需要大量专业人员出国/境。根据国家有关规定，所有因公务出国必须持因公护照，同时存在海外客户有紧急需求时，企事业单位的工作人员能即时到位支持。因此，除了日常有计划的出国/境支持海外业务之外，还有一部分紧急项目支持，也需国内总部能迅即响应，及时派出工作人员到达海外现场。

现有企事业单位因公务出国/境基本都是通过公司内部纸质报批、然后准备材料、人工送办等，属于人工线下准备、办理相关手续，需要填报各种纸质材料、表单，存在工作量大、无标准化、效率低、出错率高，获护照、签证周期长、节点速度不可控、不能满足及时性等弊端；而且，申请人如果想了解办理进度均是人工咨询查找办理，需要反复沟通修改，当面对成百上千的业务量时，申请人、经办人都疲于奔命；另外，在人员出国/境后，往往疏于护照和签证的期限，有可能发生因护照或签证超期而造成的个人人身安全威胁，同时也将影响境外业务正常运行。

综上可知，鉴于国/境外业务实际需要，对企事业单位出国的报批、手续办理等提出了更高的要求，并基于海外业务量的增加，出国支持项目的人员数量也在逐年增多，在出国合规性、及时性和大量业务的综合要求下，以及克服现有技术的不足，急需提出一种从出国报批到手续办理到证照领取和归还的全流程智能解决方案，通过标准化、信息化等手段实现外事管理的自动化、智能化、移动化，满足业务需求。

发明内容

针对现有技术的以上缺陷或改进需求，本发明提供了一种智能外事管理系统与方法，其目的在于基于大数据决策将人工智能技术与外事管理相结合，达到外事管理自动化、智能化，提高人员出国及时率，由此解决传统纸质报批存在的工作量大、效率低等技术问题。

为实现上述目的，按照本发明的一个方面，提供了一种智能外事管理系统，包括出国/境申请审批系统、集成化后台管理系统以及移动坐标管理系统；

所述出国/境申请审批系统用于为用户提供出国/境的申请入口，并根据用户需求匹配相应流程，以便经办人根据相应流程进行证照办理；同时为用户提供查询证照信息、咨询相关疑问以及查看证照办理进度的功能；

所述集成化后台管理系统用于将世界各国家和地区办理证照的相关要求进行标准化，并在用户提交出国/境申请后根据用户输入的国家/地区信息生成相应的申请材料，以便经办人根据该申请材料进行证照办理；

所述移动坐标管理系统用于在用户进入海外当地国/境时，记录用户的实际入国/境时间、位置和签证信息并传送回国内的服务器，进而触发签证到期提醒操作。

优选地，所述出国/境申请审批系统包括出国/境申请模块、证照信息查询模块、用户咨询模块和进度可视化模块；

所述出国/境申请模块用于为用户提供出国/境的申请入口，当用户提交申请时查询数据库中对应的证照信息，并根据该证照信息和用户输入的国家/地区信息匹配相应流程，以便经办人根据相应流程进行证照办理；

所述证照信息查询模块用于供用户进行个人的证照信息的查询与下载；

所述用户咨询模块用于供用户进行相关疑问的咨询，并根据用户咨询时使用的关键字搜索数据库中的信息，自动对用户进行答复；

所述进度可视化模块用于对证照办理流程进行全程的可视化展示，供用户随时查看办理进度。

优选地，所述集成化后台管理系统包括国家/地区信息采集模块、申请材料模版管理模块、预警信息管理模块、信息分析管理模块和权限管理模块；

所述国家/地区信息采集模块用于通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求汇总整理后进行标准化，并动态更新维护；

所述申请材料模版管理模块用于根据用户提交出国/境申请时输入的国家/地区信息，按照汇总整理后的标准化要求生成相应的申请材料，以便经办人将该申请材料送至相关部门进行证照办理；

所述信息分析管理模块用于对整个外事手续办理流程进行监控，并在监控到任一节点出现异常时向所述预警信息管理模块发送相应的指令；

所述预警信息管理模块用于根据所述信息分析管理模块的指令生成相应的预警信息，并将预警信息发送给用户；

所述权限管理模块用于根据企业实际需求设置不同的用户等级，并赋予不同用户等级以不同的管理权限。

优选地，所述信息分析管理模块包括进度管理单元、过程监控单元和加急管理单元；

所述进度管理单元用于对外事手续办理流程中的各节点预设办理时长；

所述过程监控单元用于对外事手续办理流程中的各节点按对应的预设办理时长进行分析监控，如果超出预设办理时长则向所述预警信息管理模块发出相应的指令；

所述加急管理单元用于对因公出国/境需要加急办理的单据标注加急标签；同时定期对加急情况进行分析，并作出相应对策改进。

优选地，还包括智能自助拍照系统，所述智能自助拍照系统包括拍摄模块、人像识别分析模块、内置合规照片标准模块和后台管理模块；

所述拍摄模块用于对用户进行证件照的拍摄，并将拍摄的证件照传送至所述人像识别分析模块；

所述人像识别分析模块用于将拍摄的证件照与所述内置合规照片标准模块中的要求进行分析对比，判断拍摄的证件照是否合规；

所述内置合规照片标准模块用于集成公安机关对证件照的各种要求，以及世界各国家和地区对证件照的不同规定；

所述后台管理模块用于动态维护更新公安机关对证件照的各种要求，以及世界各国家和地区对证件照的不同规定。

优选地，还包括智能证照管理系统，所述智能证照管理系统包括证照识别模块、客户端操作界面、证照管理模块和数据库；

所述证照识别模块用于通过扫描证照生成对应的证照信息，并在根据关键字段与所述数据库中已有的信息进行匹配后，将对应的证照信息保存至所述数据库中；

所述客户端操作界面用于为用户提供证照借出、证照归还以及新证照入库的操作菜单；

所述证照管理模块用于进行证照相关的设置、提醒、查询和发送；

所述数据库用于保存用户的证照信息，并供用户下载查看。

优选地，所述证照管理模块包括信息管理单元、自动提醒单元、信息查询单元和自动发送单元；

所述信息管理单元用于设置证照状态和证照信息；其中，所述证照状态包括在库状态和借出状态；

所述自动提醒单元用于对用户进行证照办出提醒、证照领取提醒、证照到期提醒、证照归还提醒以及离职时的证照注销提醒；

所述信息查询单元用于供用户进行证照状态和证照信息的查询，以及证照扫描件的下载；

所述自动发送单元用于在证照办理成功后将对应的证照扫描件发送给用户，同时通知用户证照已办理完成，需在出发前进行证照领取。

优选地，还包括推送管理系统，所述推送管理系统用于通过人工智能对世界各国家和地区的外事政策和舆情进行大数据学习，进而根据用户入境的国家/地区，为用户推送所在国家/地区的相关信息。

优选地，还包括海外险购买管理系统，所述海外险购买管理系统包括海外险购买模块和海外险管理模块；

所述海外险购买模块用于根据用户提交出国/境申请时输入的国家/地区信息生成海外险购买信息，并将该海外险购买信息推送给用户或经办人；

所述海外险管理模块用于在海外险购买完成后自动更新海外险购买信息，并在用户延期回国时提醒用户或经办人进行续保。

按照本发明的另一方面，提供了一种智能外事管理方法，包括：

基于用户提交的出国/境申请确定用户需求，并根据用户需求对用户的出国/境申请进行审批后匹配出相应流程；

当用户需要进行证照办理时，为用户拍摄合规的证件照，同时根据用户输入的国家/地区信息按照标准化要求生成相应的申请材料；

基于拍摄的证件照和生成的申请材料，按照匹配出的相应流程进行证照办理，并在证照办理成功后提醒用户在规定时间内进行证照领取；

当用户携带证照进入海外当地国/境时，记录用户实际的入国/境时间、位置和签证信息并传送回国内的服务器，进而触发签证到期提醒操作；

其中，所述标准化要求是通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求汇总整理并进行标准化后得到。

优选地，当用户需要进行证照办理时，利用智能自助拍照系统为用户拍摄合规的证件照，所述智能自助拍照系统包括拍摄模块、人像识别分析模块、内置合规照片标准模块和后台管理模块；则证件照的拍摄过程具体为：

通过所述拍摄模块对用户进行证件照的拍摄，并将该证件照传送至所述人像识别分析模块，由所述人像识别分析模块将拍摄的证件照与所述内置合规照片标准模块中的要求进行分析对比，并判断拍摄的证件照是否合规；如果不合规则根据不合规之处继续进行拍摄，直至得到合规的证件照。

其中，所述内置合规照片标准模块内集成有公安机关对证件照的各种要求以及世界各国家地区对证件照的不同规定；当公安机关对证件照的要求发生变化，或者某个国家或地区对证件照的规定发生变化时，所述后台管理模块对所述内置合规照片标准模块内的集成内容进行动态更新。

优选地，当记录用户实际的入国/境时间、位置和签证信息并传送回国内的服务器之后，触发的操作具体包括：

根据用户当前所在国家/地区向用户推送海外安全及风险提醒，同时推送所在国家/地区的其他相关信息；

基于用户实际的入国/境时间和签证信息，在签证信息即将到期之前提醒用户延签或出境，实现入境人员停留逾期自动管理；

记录公司内每个因公出国/境的用户信息，通过大数据分析绘制海外工作人员全球坐标，以便决策层实时了解海外工作人员分布情况。

优选地，在用户提交的出国/境申请之后，所述方法还包括：

根据用户输入的国家/地区信息为用户进行海外险的购买，并在海外险购买完成后更新海外险购买信息；当用户延期回国时根据海外险保险期进行查询，并提醒用户或经办人进行续保。

总体而言，通过本发明所构思的以上技术方案与现有技术相比，具有如下有益效果：本发明提供的智能外事管理系统与方法中，用户可在线上轻松填写后完成出国/境申请，系统可根据用户需求匹配相应流程，同时自动根据用户输入的国家/地区信息生成相应的申请材料，从而方便经办人直接根据相应流程和申请材料进行证照办理，减少线下反复沟通过程，提高办理效率，提高人员出国及时率；另外，用户进入海外当地国/境后可及时记录用户准确的实际入国/境时间、位置和签证信息，从而在签证到期之前及时提醒用户，避免出现证照超期问题，实现外事管理的智能化、自动化、移动化。

附图说明

图1是本发明实施例提供的一种智能外事管理系统框架图；

图2是本发明实施例提供的一种移动坐标管理系统的功能触发示意图；

图3是本发明实施例提供的一种智能自助拍照系统的框架图；

图4是本发明实施例提供的一种智能证照管理系统的框架图；

图5是本发明实施例提供的一种证照管理模块的功能示意图；

图6是本发明实施例提供的一种智能外事管理方法的流程图；

图7是本发明实施例提供的一种从出国/境申请审批到回国的示意图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。此外，下面所描述的本发明各个实施方式中所涉及到的技术特征只要彼此之间未构成冲突就可以相互组合。

实施例1

为解决传统纸质报批存在的工作量大、效率低等技术问题，本发明实施例提供了一种基于大数据决策、集成外事管理要求的智能外事管理系统。需要说明的是，本发明实施例中所述的证照包括但不限于因公护照、因公港澳通行证、APEC卡、因公赴台证、因私护照、因私港澳通行证、因私赴台证、签证、出境证明等，主要是指护照和签证。

如图1所示，所述智能外事管理系统主要包括出国/境申请审批系统、集成化后台管理系统、移动坐标管理系统、智能自助拍照系统、智能证照管理系统、推送管理系统以及海外险购买管理系统，整个智能外事管理系统具体可在客户端PC或手机APP上实现。其中：

所述出国/境申请审批系统用于为用户提供出国/境的申请入口，并根据用户需求匹配相应流程，以便经办人根据相应流程进行证照办理；同时还可为用户提供查询证照信息、咨询相关疑问以及查看证照办理进度的功能。也就是说，用户可直接通过所述出国/境申请审批系统填写或选择要去往的国家/地区、出国/境时间等基本信息，从而完成出国/境申请；这里的用户即企事业单位内需要因公出国/境的员工。其中，更具体的结构和功能介绍可参考实施例2，在此不做赘述。

所述集成化后台管理系统用于通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求进行标准化，并在用户提交出国/境申请后根据用户输入的国家/地区信息，按照标准化要求生成相应的合规正确的申请材料，以便经办人根据该申请材料进行证照办理；同时还可实现对整个外事手续办理流程的监控、监控过程中预警信息的管理以及不同用户权限的管理。其中，更具体的结构和功能介绍可参考实施例3，在此不做赘述。

所述移动坐标管理系统用于在用户进入海外当地国/境时，实时记录用户的实际入国/境时间、位置和签证信息，以便在签证到期之前及时提醒用户。具体可参考图2，当用户在海外入境当地国/境后，所述移动坐标管理系统可通过手机定位功能定位个人位置信息，同时通过手机拍照功能拍摄个人照片以及入境签证信息，然后通过后台比对确认用户所在国家/地区，记录下用户准确的实际入国/境时间、位置和签证信息；然后所述移动坐标管理系统可将用户的实际入国/境时间、位置信息和签证信息传送回国内的服务器，从而可触发服务器1)根据用户当前所在国家/地区向用户推送海外安全及风险提醒；2)在签证信息即将到期之前自动提醒用户延签或出境，实现入境人员停留逾期自动管理；3)记录公司内所有因公出国/境的用户信息，通过大数据分析绘制海外工作人员全球坐标，以便决策层实时了解海外工作人员分布情况，及时支撑公司决策。

所述智能自助拍照系统用于供用户完成证件照的智能自助拍摄，并可保证该证件照同时满足公安机关要求和所去往的国家/地区要求。当用户提交出国/境申请后，如果审批结果为用户需要办理证照，则需要通过所述智能自助拍照系统进行证件照的智能自助拍摄，然后传送至服务器，以便办理证照时直接使用。其中，更具体的结构和功能介绍可参考实施例4，在此不做赘述。

所述智能证照管理系统用于对用户的证照信息进行智能化管理，例如可通过扫描用户的证照获取证照信息，可基于数据库进行证照信息的匹配与保存，可进行证照状态和证照信息的设置与查询，可进行证照相关的预警提醒，等等。更具体的结构和功能介绍可参考实施例5，在此不做赘述。

所述推送管理系统用于通过人工智能对世界各国家和地区的外事政策和舆情进行大数据学习，进而根据用户入境的国家/地区，为出国的用户自动实时推送所在国家/地区的外事政策、舆情、注意事项、风土人情等相关信息，并可为用户提供专业建议。

所述海外险购买管理系统用于海外险的购买和管理，包括海外险购买模块和海外险管理模块，如图1所示。其中，用户提交出国/境申请后，所述海外险购买模块用于根据用户提交出国/境申请时输入的国家/地区信息，自动生成海外险购买信息，并将该海外险购买信息推送给用户或经办人，以便为用户购买海外险。所述海外险管理模块用于在海外险购买完成后，自动更新海外险购买信息(包括投保人、投保开始到结束时间、单据状态等信息)，并设置反查功能，当用户因任务延期回国时可根据海外险保险期自动查询，并提醒用户或经办人进行续保。

本发明实施例提供的上述智能外事管理系统中，用户可通过出国/境申请审批系统在线上轻松填写后完成出国/境申请，由出国/境申请审批系统根据用户需求匹配相应流程，同时由集成化后台管理系统根据用户输入的国家/地区信息自动生成相应的申请材料，从而方便经办人直接根据相应流程和申请材料进行证照办理，减少线下反复沟通过程，提高办理效率，提高人员出国及时率；另外，用户进入海外当地国/境后可通过移动坐标管理系统及时记录用户准确的实际入国/境时间、位置和签证信息，从而在签证到期之前及时提醒用户，避免出现证照超期问题，实现外事管理的智能化、自动化、移动化。

实施例2

在上述实施例1的基础上，本发明实施例进一步对所述智能外事管理系统中全流程电子化智能可视的出国/境申请审批系统展开具体介绍。

结合图1，所述出国/境申请审批系统主要包括出国/境申请模块、证照信息查询模块、用户咨询模块和进度可视化模块。

所述出国/境申请模块用于为用户提供出国/境的申请入口，并可将申请流程标准化，根据用户的不同需求自动匹配相应流程。具体地，当用户提交申请时所述出国/境申请模块可自动查询数据库中对应的证照信息，并根据该证照信息和用户提交申请时输入的国家/地区信息确定用户需求，进而匹配出相应流程，以便经办人根据相应流程进行证照办理。其中：

1)如果用户暂无护照，且前往免签国，则在用户提交申请的同时，所述出国/境申请模块自动发起“护照和出境证明办理流程”；

2)如果用户暂无护照，且前往非免签国，则在用户提交申请的同时，所述出国/境申请模块自动发起“护照和签证办理流程”；

3)如果用户有护照，且前往免签国，则在用户提交申请的同时，所述出国/境申请模块自动判断出境证明信息，并发起相应办理流程；

4)如果用户有护照，且前往非免签国，则在用户提交申请的同时，所述出国/境申请模块自动判断签证信息，并发起相应办理流程。

所述证照信息查询模块用于供用户进行个人的证照信息的查询与下载。具体地，用户登录所述智能外事管理系统后，可随时在所述出国/境申请审批系统的所述证照信息查询模块查询自己的证照信息，例如证照的签发日期、有效期、证照号码等，并能自动下载证照信息。

所述用户咨询模块用于供用户进行相关疑问的咨询，并根据用户咨询时使用的关键字搜索数据库中的信息，自动对用户进行答复。具体地，当用户有相关疑问时，可直接在PC端或手机端通过所述用户咨询模块进行咨询，所述用户咨询模块会根据用户咨询时使用的关键字搜索数据库中的信息，然后对用户自动进行答复；对于无法进行自动答复的，则会进入人工答复流程，从而可保证准确答复用户提出的疑问。

所述进度可视化模块用于对证照办理全流程进行可视化展示，以便用户随时通过所述进度可视化模块查看办理进度。

通过本发明实施例提供的上述出国/境申请审批系统，用户可通过线上填写信息轻松完成出国/境申请，由系统根据用户有无护照和前往的国家/地区是否免签来匹配相应流程，以便经办人按照相应流程进行办理，实现用户出国/境手续办理标准化，节点可控、审批及时合规；在整个办理过程中，用户可根据个人需求随时进行证照信息的查询与下载、疑问咨询，且全流程可视化，用户可随时查看流程办理进度，减少线下反复沟通过程，提高过程透明度和信息共享程度，避免信息不对称，提高用户体验度。

实施例3

在上述实施例1的基础上，本发明实施例进一步对所述智能外事管理系统中结合外事管理合规要求的集成化后台管理系统展开具体介绍。

结合图1，所述集成化后台管理系统主要包括国家/地区信息采集模块、申请材料模版管理模块、预警信息管理模块、信息分析管理模块和权限管理模块。其中：

所述国家/地区信息采集模块用于通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求汇总整理后进行标准化，并动态更新维护。

所述申请材料模版管理模块用于根据用户提交出国/境申请时输入的国家/地区信息，按照所述国家/地区信息采集模块汇总整理后的标准化要求生成相应的合规正确的申请材料，以便经办人将该申请材料打印后送至政府相关部门进行证照办理。进一步地，经办人可通过参数设置，在所述申请材料模版管理模块自行维护申请材料模板；还可将申请材料中所需的多个参数预置在所述申请材料模版管理模块中并进行说明，由经办人自定义维护办理申请材料的参数；这样设置是考虑到各国家/地区证照办理材料经常会发生变化，当有变化发生时，经办人可随时更新申请材料模板，以便高效处理业务。

所述信息分析管理模块用于对整个外事手续办理流程进行监控，并在监控到任一节点出现异常时向所述预警信息管理模块发送相应的指令，具体又包括进度管理单元、过程监控单元和加急管理单元。其中：

1)所述进度管理单元用于对外事手续办理流程中的每个节点预设办理时长，超出交付时间则对当前业务节点人员进行提示并预警；同时，所述进度管理单元的内容还可关联到用户界面中，以便用户随时查看当前办理进度。

2)所述过程监控单元用于对外事手续办理流程中的各节点按预设办理时长进行分析监控，如果超出预设办理时长则向所述预警信息管理模块发出指令；例如可对证照办出领证、证照借出归还、出国时证照期限等分析监控，超出预设办理时长则向所述预警信息管理模块发出指令。

3)所述加急管理单元用于对因公出国/境需要加急办理的单据标注“加急”标签，以便优先办理；同时定期对加急情况进行分析，作出相应对策改进，以便提高出国/境的计划准确性，减少加急情况出现。

所述预警信息管理模块用于根据所述信息分析管理模块的指令生成相应的预警信息，并将预警信息发送给用户，所述预警信息通常包括首次办理因公证照预约指纹采集时间信息、办理过程互动信息(即证照办理过程自动推送给用户)、出国/境证照预约领取信息、证照到期前预警更换信息、未及时办理预警等信息。其中，所述预警信息管理模块又包括警示信息生成单元和警示信息发送单元，所述警示信息生成单元根据所述信息分析管理模块的指令生成相应的预警信息，所述警示信息发送单元则将所述警示信息生成单元生成的预警信息发送至用户的客户端。

所述权限管理模块用于根据企业实际需求设置不同的用户等级，并赋予不同用户等级以不同的管理权限；例如通常可设置普通用户、各级管理者、各部门外事接口、外事专员、管理员等角色，不同角色的用户等级不同，并赋予不同的管理权限，用户等级越高则管理权限越高。

通过本发明实施例提供的上述集成化后台管理系统，可通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求汇总整理，集成不同国家和地区的外事管理合规要求，当用户提交出国/境申请时可直接自动生成合规正确的申请材料，减少线下提交材料时的反复沟通过程；当存在某个国家/地区的证照办理材料发生变化时，经办人可随时更新申请材料模板，高效处理业务。在后台对整个外事手续办理流程进行监控，监控到在某一节点办理超时可提示预警，以便及时处理，提高办理效率。

实施例4

在上述实施例1的基础上，本发明实施例进一步对所述智能外事管理系统中的智能自助拍照系统展开具体介绍。

结合图3，所述智能自助拍照系统主要包括拍摄模块、人像识别分析模块、内置合规照片标准模块和后台管理模块。当用户提交出国/境申请后，如果审批结果为用户需要办理证照，则需要用户利用所述智能自助拍照系统完成证件照的智能自助拍摄。其中：

所述拍摄模块用于对用户进行证件照的拍摄，并将拍摄的证件照传送至所述人像识别分析模块。例如，如果用户是在手机端APP使用所述智能外事管理系统，则所述拍摄模块就是手机的摄像头，用户通过自己手机上的摄像头即可自助完成证件照的拍摄。

所述人像识别分析模块用于将拍摄的证件照与所述内置合规照片标准模块中的要求进行分析对比，以便判断拍摄的证件照是否合规；如果不合规，则可根据存在的不合规之处继续进行拍摄。

所述内置合规照片标准模块用于集成公安机关对证件照的各种要求，以及世界各国家和地区对证件照的不同规定，从而可保证用户自助拍摄到合规的证件照。其中，公安机关对证件照的各种要求以及世界各国家地区对证件照的不同规定也是通过大数据分析得到。

所述后台管理模块用于动态维护更新公安机关对证件照的各种要求，以及世界各国家和地区对证件照的不同规定，具有文件编辑、传送功能，可人为进行操作；当公安机关对证件照的要求发生变化，或者某个国家或地区对证件照的规定发生变化时，可在所述后台管理模块进行动态更新。

通过本发明实施例提供的上述智能自助拍照系统，用户可直接在手机上自助完成证件照的拍摄，用户体验好；所述智能自助拍照系统内通过大数据分析集成有公安机关对证件照的各种要求以及世界各国家地区对证件照的不同规定，可保证用户自助拍摄出成功合规的证件照。整个智能自助拍照系统实现智能识别、电子化、标准化的集成，用户可一次完成合规证件照的拍摄，省时、省事、快捷，提高证照办理效率。

实施例5

在上述实施例1的基础上，本发明实施例进一步对所述智能外事管理系统中的智能证照管理系统展开具体介绍。

如图4所示，所述智能证照管理系统主要包括证照识别模块、客户端操作界面、证照管理模块和数据库。其中：

所述证照识别模块用于通过扫描证照生成对应的证照信息，并在根据关键字段与所述数据库中已有的信息进行匹配后，将对应的证照信息保存至所述数据库中。具体地，所述证照识别模块内设扫描硬件设备，通过扫描硬件设备扫描证照后，所述证照识别模块可生成相应的证照信息(例如证照的签发日期、签发地、有效期、证照号码，以及用户的姓名、生日等信息)并自动录入所述证照管理模块，该证照信息是唯一的且与该证照对应；然后可根据关键字段(例如用户的姓名+生日)将该证照信息与所述数据库中已有信息进行匹配，匹配成功后直接将该证照信息存储至所述数据库中，HR和用户均可在手机端或PC端自行下载。当用户出国/境时，可通过所述证照识别模块来识别是否需要办理证照。

所述客户端操作界面与所述证照管理模块对接，由证照借出单元、证照归还单元和新证入库单元组成，相应用于为用户提供证照借出、证照归还以及新证照入库的操作菜单。当用户因公借出、归还证照或新证入库时，扫描后可一键借出、一键归还、一键入库，通过相应按钮可实现证照借出、归还和新证入库。

所述证照管理模块用于进行证照相关的设置、提醒、查询和发送，如图5所示，主要包括信息管理单元、自动提醒单元、信息查询单元和自动发送单元。其中：

1)所述信息管理单元用于设置证照状态和证照信息。其中，所述证照状态分为在库状态和借出状态，当处于借出状态时需设置证照的借出时间、拟归还时间和出访地等信息；所述证照信息包括证照的签发日期、签发地、有效期等信息。

2)所述自动提醒单元用于对用户进行证照办出提醒、证照领取提醒、证照到期提醒、证照归还提醒以及离职时的证照注销提醒。具体地，所述自动提醒单元可设置到期提醒，对于因公证照即将到期的及时提醒用户，例如可提前6个月提醒证照即将到期，并提醒用户更换证照；对于领导的证照可提醒HR和领导更换证照；对于因公证照借出未归还的，提前提醒用户进行证照归还，例如可在到期前一周内开始提醒，回国后1天内再次提醒，3天内必须归还；对于用户离职的，提醒HR等管理人员进行证照的离职注销。

3)所述信息查询单元用于供用户进行证照状态和证照信息的查询，以及证照扫描件的下载。

4)所述自动发送单元用于在证照办理成功后将对应的证照扫描件发送给用户，同时通知用户证照已办理完成，需在出发前进行证照领取。具体地，当用户的证照办理完成后，可通过所述自动发送单元将对应的扫描件邮件发送给用户，通知用户证照已办理完成，可在出发前几个工作日领取。

所述数据库用于保存用户的证照信息，包括证照的签发日期、签发地、有效期、证照号码以及用户的姓名、生日等信息，并可供用户下载查看。

通过本发明实施例提供的上述智能证照管理系统，可智能化管理用户的证照信息，当用户出国时可方便快速地识别该用户是否需要办理证照；当用户因公借出、归还证照或新证入库时，可扫描后实现证照的一键借出、一键归还、一键入库；可设置和查询证照状态和证照信息，并及时进行证照到期提醒、证照归还提醒以及离职注销提醒；当证照办理成功后，可自动提醒用户进行证照领取。

实施例6

在上述实施例1-实施例5的基础上，本发明实施例提供了一种智能外事管理方法，包括从出国/境申请审批到回国的全过程。结合图6和图7，所述智能外事管理方法具体如下：

步骤10，基于用户提交的出国/境申请确定用户需求，并根据用户需求对用户的出国/境申请进行审批后匹配出相应流程。

当用户需要因公出国/境时，通过所述出国/境申请审批系统提交出国/境申请，由所述出国/境申请审批系统针进行审批后匹配出相应的证照办理流程。具体地，用户可直接登录智能外事管理系统，通过所述出国/境申请审批系统中的出国/境申请模块填写或选择要去往的国家/地区、出国/境时间等基本的出国/境申请信息；然后由所述出国/境申请审批系统进行审批，并根据用户需求匹配出相应的证照办理流程。例如，如果用户暂无护照，且前往免签国，则审批后匹配出“护照和出境证明办理流程”；如果用户暂无护照，且前往非免签国，则审批后匹配出“护照和签证办理流程”。

进一步地，根据用户输入的国家/地区信息，还可利用所述海外险购买管理系统为用户进行海外险的购买，并在海外险购买完成后自动更新海外险购买信息；当用户因任务延期回国时根据海外险保险期自动查询，并提醒用户或经办人进行续保。

步骤20，当用户需要进行证照办理时，为用户拍摄合规的证件照，同时根据用户输入的国家/地区信息按照标准化要求生成相应的申请材料。其中，所述标准化要求是通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求汇总整理并进行标准化后得到。

用户提交出国/境申请后，可先利用所述智能证照管理系统中的证照识别模块来识别是否需要办理证照。如果用户不需要办理证照，即用户已经有证照且证照没有到期(还可以继续使用)，则可直接在所述智能证照管理系统的客户端操作界面上进行证照借出，通过扫描即可实现证照的一键借出，并将证照状态设置为借出状态。

如果用户需要办理证照，则需要提供合规的证件照，本发明实施例通过所述智能自助拍照系统来为用户完成证件照的智能自助拍摄。具体如下：通过所述拍摄模块对用户进行证件照的拍摄，并将该证件照传送至所述人像识别分析模块；然后由所述人像识别分析模块将拍摄的证件照与所述内置合规照片标准模块中的要求进行分析对比，判断拍摄的证件照是否合规，如果不合规则根据不合规之处继续进行拍摄，直至得到合规的证件照。其中，所述内置合规照片标准模块内集成有公安机关对证件照的各种要求以及世界各国家地区对证件照的不同规定，从而可保证拍摄到合规的证件照；当公安机关对证件照的要求发生变化，或者某个国家或地区对证件照的规定发生变化时，所述后台管理模块可对所述内置合规照片标准模块内的集成内容进行动态更新。

如果用户需要办理证照，还需要提供相应的申请材料，本发明实施例通过所述集成化后台管理系统根据用户输入的国家/地区信息，按照标准化要求生成正确合规的申请材料。具体如下：所述国家/地区信息采集模块通过大数据学习将世界各国家和地区办理证照的相关要求汇总整理后进行标准化，并动态更新维护；当用户提交出国/境申请时，所述申请材料模版管理模块根据用户输入的国家/地区信息，按照所述国家/地区信息采集模块汇总整理后的标准化要求来生成合规正确的申请材料。

步骤30，基于拍摄的证件照和生成的申请材料，按照匹配出的相应流程进行证照办理，并在证照办理成功后提醒用户在规定时间内进行证照领取。

当得到合规的证件照和正确合规的申请材料后，经办人会将证件照和申请材料打印后送至政府相关部门，同时也可能需要提供电子版的证件照和申请材料，以便由政府相关部分进行证照办理。当用户的证照办理完成后，可通过所述智能证照管理系统中的客户端操作界面进行证照的一键入库，并在数据库中保存相应的证照信息，以便供用户下载查看；然后利用所述智能证照管理系统中的自动发送单元将对应的证照扫描件邮件发送给用户，通知用户证照已办理完成，可在出发前几个工作日领取。用户收到通知后需及时领取证照，进而可携带该证照顺利进行出国/境工作。

进一步地，在整个证照办理过程中，所述出国/境申请审批系统可为用户提供查询证照信息、咨询相关疑问以及查看证照办理进度的功能。具体地，当用户需要查询证照信息时，可直接通过所述证照信息查询模块查询，并可自动下载；当用户存在相关疑问时，可直接通过所述用户咨询模块进行咨询，进而获取相应的答复；当用户需要了解证照办理进度时，可随时通过所述进度可视化模块进行查看。

步骤40，当用户携带证照进入海外当地国/境时，记录用户实际的入国/境时间、位置和签证信息并传送回国内的服务器，进而触发签证到期提醒操作。

进一步结合图2，当用户携带证照进入海外当地国/境时，可利用所述移动坐标管理系统准确记录用户实际的入国/境时间、位置和签证信息，并传送回国内的服务器，进而触发服务器执行以下操作：1)根据用户当前所在国家/地区向用户推送海外安全及风险提醒，还可推送所在国家/地区的外事政策、舆情、注意事项、风土人情等其他相关信息，具体可由所述推送管理系统完成；2)基于用户实际的入国/境时间和签证信息，在签证信息即将到期之前自动提醒用户延签或出境，实现入境人员停留逾期自动管理，具体可由所述智能证照管理系统中的自动提醒单元来完成；3)记录公司内所有因公出国/境的用户信息，通过大数据分析绘制海外工作人员全球坐标，以便决策层实时了解海外工作人员分布情况，及时支撑公司决策，具体可由所述集成化后台管理系统完成。

步骤50，当用户完成任务回国后，利用所述智能证照管理系统完成证照归还，并继续在所述智能证照管理系统进行证照保管。

用户回国后可直接在所述智能证照管理系统的客户端操作界面上进行证照归还，通过扫描即可实现证照的一键归还，此时证照状态设置为在库状态；如果用户未及时归还，所述智能证照管理系统中的自动提醒单元会及时提醒用户进行证照归还。在后续时间内则可直接利用所述智能证照管理系统进行证照保管；例如可利用所述信息管理单元设置证照状态和证照信息，利用所述信息查询单元进行证照状态和证照信息的查询，利用所述自动提醒单元进行证照到期提醒、证照归还提醒以及离职注销提醒，等等。

进一步地，在整个外事手续办理过程中，所述集成化后台管理系统对整个流程进行监控，并可在监控过程中进行预警信息的管理，例如首次办理因公证照预约指纹采集时间信息、办理过程互动信息(即证照办理过程自动推送给用户)、出国/境证照预约领取信息、证照到期前预警更换信息、未及时办理预警等信息。具体地，所述信息分析管理模块对整个办理流程进行实时监控，具体是对外事手续办理流程中的各节点按预设办理时长进行分析监控，如果存在任一节点超出预设办理时长则向所述预警信息管理模块发出指令；所述预警信息管理模块根据所述信息分析管理模块的指令生成相应的预警信息，并将预警信息发送给用户。

通过本发明实施例提供的上述智能外事管理方法，可实现外事管理的智能化、自动化、移动化、社交化。其中，用户可在线上轻松填写后完成出国/境申请，并进行证件照的自助拍摄；用提交出国/境申请后可自动生成相应国家/地区的申请材料，减少线下提交材料反复沟通过程；外事合规要求可通过大数据学习获取保存，并进行动态更新维护，保证生成满足外事合规要求的申请材料和证件照。当用户进入海外当地国/境后可及时进行位置打卡，从而在签证信息即将到期之前自动提醒用户延签或出境，实现入境人员停留逾期自动管理；并进行各国政策、舆情、注意事项、风土人情等相关信息的实时推送，防范海外安全风险；同时通过大数据分析绘制海外人员足迹，以便及时支撑公司决策。整个办理过程透明化，信息共享、后台高效协同，提高过程透明和信息共享程度，避免信息不对称。

本领域的技术人员容易理解，以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。